Der nachfolgende Artikel erschien in der IHK-Zeitschrift "BERLINER WIRTSCHAFT" und wird mit freundlicher Genehmigung der IHK Berlin publiziert.
Welche Bereiche auslagern?
Berliner Wirtschaft • November 2003
Outsourcing meint die Auslagerung ganzer Unternehmensteile oder Aufgabenbereiche an einen externen Dienstleister. Für viele Betriebe gilt Outsourcing heute als sinnvoller Schritt zur Sicherung des Unternehmenserfolges. Wir nehmen einige interessante Bereiche unter die Lupe.
Wenn jeder das macht, was er am Besten kann, heißt das beim Outsourcing: Konzentration auf die Kernkompetenz. Nach Ansicht mancher Berater könnten deutsche Mittelständler dann wesentlich konzentrierter arbeiten als bisher. "Grundsätzlich kann man natürlich alles auslagern", sagt Lutz Kaufmann von der Wissenschaftlichen Hochschule für Unternehmensführung bei Koblenz (WHU). Vor allem im Einkauf blieben viele Möglichkeiten ungenutzt. "Der Einkauf bewegt so hohe Summen im Geschäft, dass man hier gerade im Mittelstand eine Menge herausholen kann", sagt Kaufmann. "Damit, dass die Sekretärin die Büroklammern im Katalog bestellt und nicht selbst einkaufen geht, fängt Outsourcing zwar schon an, aber so bald es an den Einkauf für die Produktion geht, wird alles selbst gemacht." Dabei biete zum Beispiel das Internet ganz neue Möglichkeiten. Service-Provider, sozusagen die "Sotheby's" des Internets, helfen dabei, viel Zeit und Geld einsparen. Sie funktionieren ähnlich wie Ebay - nur eben umgekehrt: Hier bekommt das niedrigste Angebot den Zuschlag. "Ein Preis-Geleier über Wochen, wie es sonst im Einkauf üblich ist, kann man sich damit schenken", betont Lutz Kaufmann. Wichtig sei bei dieser Vorgehensweise, dass sich das gewünschte Produkt exakt beschreiben lässt und die Menge lohnend ist. Gut beraten sei auch, wer die Fähigkeiten der internationalen Märkte zum globalen Preisvergleich nutzt. Hier übernehmen International Procurement Offices (IPO) die Arbeit. Der Fachmann vor Ort kennt die Lieferanten und kann deren Qualität beurteilen. Das sei in den meisten Fällen sinnvoller, als einen Mitarbeiter um die halbe Welt fliegen zu lassen. Nicht nur wegen der Kosten, sondern auch wegen der Kommunikation. "Wenn ein Schwabe in Singapur einkauft, kann es leicht zu kulturellen Missverständnissen kommen."
Um aber Fremdbestimmung auszuschließen, empfiehlt Lutz Kaufmann, immer einen Mitarbeiter im Haus zu haben, der die Abläufe überwacht und in der Thematik auf dem Laufenden bleibt, um notfalls rechtzeitig gegensteuern zu können. Dazu rät auch Oliver Schreiber von "Itelligence" dringend. Das Bielefelder Unternehmen agiert als Unternehmensberater und Dienstleister im SAP-Bereich. "Wir legen vor einem Outsourcing-Prozess im Vorhinein haargenau fest, welche Kompetenzen beim Kunden bleiben müssen, damit er sich nicht abhängig macht."
Die Hemmschwelle, die vor allem kleinere und mittlere Unternehmen häufig am Auslagern gehindert hat, bröckle momentan, hat Oliver Schreiber beobachtet. Die angespannte Wirtschaftslage lasse oft gar keine andere Wahl. Das gelte vor allem für den IT-Bereich. "IT-Outsourcing hilft schwierige Zeiten zu überbrücken", sagt der SAP-Berater. Hohe Investitionen in neue Technologien kann sich ein Unternehmen auf diese Weise oft sparen. "Qualität und Sicherheit profitieren meistens enorm", so Schreiber. Denn gerade in mittelständischen Unternehmen herrsche bei den IT-Systemen oft ein Sicherheits-Notstand. "Was eine Firewall ist, ist auch im kleinen Mittelstand noch bekannt, aber spätestens bei der Administration und Absicherung von Webservern wird es dünn."
Einer der Outsourcing-Bereiche der ersten
Stunde ist die Personalabrechnung. Doch selbst auf dem Sektor der
Personalführung sieht Unternehmensberater Hans P. Kreitmeyer aus
Taufkirchen Bedarf für fremde Dienstleister. Er rät vor allem
Unternehmen, in denen sich die Mitarbeiterzahl deutlich verändert
hat, in diesem Bereich aushäusige Kompetenz einzukaufen. "In manchen
Firmen mit mittlerweile 60 Mitarbeitern sind die Strukturen immer
noch die selben wie am Anfang mit zwei bis fünf Mann", sagt
Kreitmeyer. "Das kann nicht funktionieren." Das muss aber nicht
zwangsläufig auf ein dauerhaftes Outsourcing herauslaufen.
"Zum Ziel gehört auch, die notwendige Kompetenz im Unternehmen
selbst heranzubilden", sagt Kreitmeyer. Der Berater vermittelt in
solchen Fällen die nötigen Kontakte aus seinem Netzwerk, zum
Beispiel zu einer Personalmanagerin, die für ein paar Wochen in die
Firma kommt.
Auch Dienstleistungen im Marketingbereich bietet Kreitmeyer an, vor allem beim Aufbau von Internetpräsenzen. "Da gibt es im Mittelstand allerdings noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten", sagt er. Vielen, so Kreitmeyer, fehle das Verständnis für sinnvolles Marketing und dafür, auch dass sich das nicht sofort auszahlt.
Das kann Martin Hohenester, der Mittelstandsberatung in der Unternehmenskommunikation anbietet, nur bestätigen. "Dabei ist ein professionelles Marketing in einem Unternehmen mit 150 Leuten kaum zu leisten", ist Hohenester überzeugt. "Entweder macht es niemand oder irgend jemand nebenbei." Der Berater entwirft Werbekonzepte für mittelständische Unternehmen und bietet Service von der Visitenkarte bis zur Infobroschüre an.
Umfassende Beratung
Die Kölner Unternehmensberatung Escon hat sich auf Outsourcing im Logistikbereich spezialisiert. "Ein eigener Fuhrpark ist für mittelständische Unternehmen selten rentabel", sagt Henrik Eyer von Escon. Zusammen mit seinem Kollegen Hardy Schürfeld berät er mittelständische Kunden von der Analyse über die Ausschreibung bis zur Umsetzung. Der einmal eingeschlagene Weg muss dabei keine Einbahnstraße sein, betont Eyer. "Manchmal kann in der Prozessanalyse durchaus herauskommen, dass Outsourcing nicht sinnvoll ist."
Das heiße jedoch nicht, dass das Projekt folgenlos war - oft habe schon die Untersuchung der Prozesse angenehme Begleiterscheinungen: "Im Mittelstand gibt es häufig gar keine genaue Datenermittlung. Da können schon die Schritte vor dem eigentlichen Outsourcing einige AHA-Effekte bringen."
Ein Allheilmittel für betriebliche Probleme sei Outsourcing ohnehin nicht, betont Eyer: "Es hilft überhaupt nichts, seinen Schrott woanders abzuladen. Beide Partner müssen profitieren." Genau so utopisch sei es, gleich im ersten Jahr eine Kostenersparnis zu erwarten. Der Dienstleister kann nicht alles sofort können.
.DIHK / Anna Marohn